Ako želiš bolje upravljati svojim vremenom i obaviti više tijekom dana koje si možeš probati tehniku upravljanja vremenom koja se zove time boxing ili vremenski blokovi.Ona podrazumijeva da svakom zadatku dodijeliš određeni “komad” vremena. Ove blokove planiraš unaprijed i preporuka je da maximalno traju 45 minuta. Nakon što to vrijeme istekne prelaziš na sljedeći zadatak.
Tehnika blokiranja vremena
Glavna ideja iza "time boxing-a" je da imaš potpunu kontrolu nad svojim vremenom i rasporedom. Unaprijed razmišljaš i znaš na što i koliko svog vremena ćeš potrošiti na određene zadatke.
Jednostavni primjer s odgovaranjem na e-poruke:
Ako si rezerviraš 30 minuta na početku dana za odgovaranje na poruke sigurno ćeš prvo odgovoriti na one najvažnije jer znaš da imaš samo 30 minuta. Bit ćeš puno brža i fokusiranija, svjesno ćeš smanjiti sve distrakcije i nećeš odlutati na stranice Zare samo da vidiš što je novo. Ako je potrebno rezerviraj još jedan blok za odgovaranje na poštu ali u prvih 30 minuta ćeš sigurno odgovoriti na one najvažnije i hitne.
Evo nekih prednosti ove tehnike:
Možeš učinkovitije odrediti prioritete zadataka
Ako imaš problem s određivanjem prioriteta možeš se koristiti ovom tehnikom. Ona te prisiljava da odlučiš na što ćeš iskoristiti vrijeme, skoncentrirana si na samo jedan zadatak u određenom “komadiću” vremena i ne možeš raditi više zadataka istovremeno. Moraš odabrati zadatke koje ćeš završiti danas, sutra ili sljedeći tjedan.
Bolji ti je fokus
Fokus doprinosi produktivnosti općenito. Ovo je odlična tehnika da povećaš fokus. Kada si usredotočena na jedan zadatak i radiš ga bez prekida možeš obaviti više nego što možeš da zamisliš.
Blokiranje vremena te fokusira, tjera te da koncentrirano pristupaš zadatku, usavršavaš vještine, vježbaš kreativno razmišljanje i završavaš zadatke.
Odlično mi je vidjeti koliko više i brže mogu obaviti kada imam zadan vremenski rok i kada radim na samo jednom zadatku.
Točno ćeš znati koliko vremena trošiš na što
Jesi li se ikad zapitala koliko ti je vremena trebalo da odgovoriš na e-poruke, napišeš blog ili napišeš neki izvještaj?
Kada koristiš metodu blokiranja vremena grupiraš zadatke koje trebaš izvršiti u određenom roku a u isto vrijeme stvaraš zapis o tome kako si provela svoje vrijeme, na što i koliko točno si ga potrošila.
Ovo je sigurno dosta vrijedna informacija bilo da ti trebaju detaljni podaci o tvojoj satnici koju ćeš naplatiti ili ako jednostavno želiš bolje upravljati svojim vremenom.
Postajat ćeš sve bolja u postavljanju rokova
Kako kroz ovu tehniku koristiš određeno vrijeme i poštuješ satnicu koju si odredila za izvršavanje određenog zadatka vremenom ćeš biti sve bolja u određivanju rokova i znat ćeš točno koliko vremena trošiš na izvršavanje određenih zadataka.
Ovu tehniku možeš početi prakticirati na manjim dnevnim zadacima dok ne shvatiš i ne prilagodiš je zadacima koje imaš a na koje možeš primjenjivati vremenske blokove.
Nisu sve tehnike za sve, možda će ti više odgovarati pomodoro ili neka druga metoda.
Osobno, ova metoda mi je dobra kada imamo sastanke na kojima znam da bismo jednu temu mogli razvlačiti u nedogled. U tom slučaju unaprijed odredim da ćemo o tome razgovarati 30 ili 45 minuta i nakon toga idemo dalje bez obzira jesmo li temu završili.
Ako te metoda dodatno zanima jako puno materijala ima online, a možeš pročitati ove knjige:
- The Time Chunking Method
- Getting Things Done
- Build Your Routine, Find Your Focus, and Sharpen Your Creative Mind
Što upisati u planer na početku mjeseca
Postoje neke sitnice koje sam usvojila i redovito ih radim svaki mjesec kada planiram i organiziram svoje vrijeme. Opće pravilo je da se u kalendar upisuju obaveze, termini i sastanci koje zakazujemo, ali ima termina koji se mogu upisati unaprijed jer su ili ponavljajući ili je bolje da ih odmah isplaniramo i odmah upišemo. Razvrstala sam ih u 3 grupe:
Opći termini
Ovo su mi redovni termini koji se ponavljaju ili su nešto što radim svaki mjesec. Pod opće termine svrstavam i posjete doktoru – zubar, ginekolog i sl. Trudim se planirati ove redovne preglede i puno lakše mi je ako ih isplaniram mjesecima unaprijed tako da u istom mjesecu nemam dva redovna pregleda. Mogu ih premjestiti u neki drugi termin ako mi baš nešto važno iskrsne, no trudim se ne premještati ih osim ako baš nije nužno zbog nečeg važnog.
U ove termine spada i sve što radim u isto vrijeme svaki mjesec poput vježbanja npr. ili nekog tečaja koji pohađam. Trenutno je to NLP i termine tečaja upišem odmah na početku mjeseca jer su fiksni.
Sastanci sa sobom
Ovo su termini i periodi u danu ili tjednu koje rezerviram za zadatke i projekte koje samo ja mogu obaviti. Ne planiram nužno točne poslove koje ću odraditi u tim rezerviranim satima i “blokovima” vremena (to radim u drugom planeru koji koristim samo za posao) ali ih obavezno planiram. Važno mi je da unaprijed planiram ove sate jer sam imala puno dana kad mi vrijeme proleti u neproduktivnim telefonskim razgovorima ili sastancima a samo zato što nisam planirala da radim na svom poslu koji nitko umjesto mene ne može obaviti. Zbog toga mi se događalo da važne stvari radim kasno navečer, ne spavam ili kasnim. Sada to vrijeme obavezno planiram i zakazujem sama sa sobom na isti način kao da se radi o važnom sastanku. I odlično funkcionira.
Sastanci s timom
Ovi sastanci su podjednako važni i mogu se planirati. Kako radim s istim timom godinama znamo već u koje vrijeme i kojim danima imamo sastanke. Bez sastanaka s timom nitko od nas ne zna sljedeće napraviti i koji projekt je u kojoj fazi.
Zakazivanje i planiranje od tri vrste sastanaka unaprijed uveliko mi je olakšalo organizaciju i povećalo produktivnost. Sve ostale obaveze i termine onda planiram oko ovih termina. Naravno da postoje situacije gdje će se neki od ovih sastanaka odgoditi ili pomjeriti ali kada uđeš u rutinu i ovo ti postanu prioriteti, događat će se sve rjeđe.