Živimo u vrijeme koje je iznimno opsjednuto produktivnošću. Kako u jedan dan ugurati što je moguće više stvari, kako postići ravnotežu privatnog i poslovnog, kako stići sve u ograničenom vremenskom periodu, i još uspjeti obaviti trilijun sitnica vezanih uz dom i obitelj… Svaka čast onima koji to uspijevaju – i svakako nam otkrijte svoje tajne produktivnosti i organizacije – a onima koji se, baš poput tima Ženskog rokovnika ponekad, muče da bi pohvatali sve kockice nudimo malu pomoć u obliku uvoda u tehniku Getting Things Done, ili na hrvatskom – kako uspješno obavljati stvari.
GTD je tehnika koja se pojavila 2001. godine i stvorio ju je David Allen kao sintezu dugogodišnjeg istraživanja metoda produktivnosti. GTD je zapravo više od još jednog načina bolje organizacije – to je drugačiji način razmišljanja o svom vremenu i radnom danu koji omogućuje organizaciju i praćenje zadataka pa su stvari koje su vam na popisu doista i one koje morate obaviti. GTD vas prisiljava da zadacima date kontekst i strukturu.
Kako stvar funkcionira? Tvorac metode tvrdi da je ljudski mozak sjajan kada je potrebno imati nove ideje, ali je grozan kada ih se treba sjetiti. Uostalom, znate to i same – koliko se često sjetite sjajne ideje i sjajnog rješenja, e da biste se koji sat kasnije zbunjeno češali po glavi, ne znajući kamo je ta sjajna ideja isparila. I tu GTD uskače u pomoć: pomaže vam da sve svoje ideje, razmišljanja, bljeskove inspiracije… pretvorite u djela.
Dobro, a kako to u praksi funkcionira? GTD je metoda koja se oslanja na popise. Da, da, na popise! Prave, pravcate popise.
- Korak – bilježenje. Zabilježite sve što vas okupira: mailove na koje morate odgovoriti, sjajne ideje koje su vam pale na pamet tik pred spavanje, nešto čeg ste se sjetili… nije bitno o čem je riječ, samo to zapišite u svoj Inspire me planer ili u Ženski rokovnik.
- Korak – razjašnjavanje. Dobro, imate popis od niza stvari i što sad? Sad odredite na čemu doista možete raditi i na čemu morate raditi.
- Korak – organizacija. Mama vas je davno naučila da sve mora ići na svoje mjesto. Označite stvari, možete koristiti post-it papiriće ili olovke u boji, samo označite. Nešto može biti referenca, samo smjernica za dalje ili pomoć kod budućih zadataka. U ovom koraku dodajete kontekst: „posao“, „obitelj“, „financije“, „slobodno vrijeme“.
- Korak – razmišljanje. Pregledavajte svoje popise, kako one dnevne, tako i one tjedne, mjesečne, godišnje. Prekrižite stvari koje ste obavili, sklonite s popisa one od kojih ste odustali, ubacite nove… Popisi su živi organizam, pomozite si redovitim pregledavanjem popisa.
- Korak – krenite. Ovo je najjednostavnije: imate plan za dan (tjedan, mjesec, godinu…), krenite redoslijedom prioriteta koji ste odredili u 2. i 3. koraku. I križajte – nemilosrdno – sve što ste obavili. Iznenadit ćete se koliko je dobar osjećaj sklanjati stvari s popisa.
Stvari koje je važno zapamtiti #1 – zapisujte SVE!
Ubrzo ćete shvatiti da nema nevažnog. Sve što vam se vrti po glavi, sve što se mora dogoditi „jednom“, sve za što sada nemate vremena, ali voljeli biste… sve zapišite. Jednostavno to maknite iz glave, oslobodite prostor za svoje misli da pronađu puteve do kreativnosti i drugačijih izričaja. A nema boljeg izbora za takve stvari od vašeg Inspire me planera ili Ženskog rokovnika!I nema točnih i netočnih popisa: ako vam je u glavi, zapišite. Može ostati zapisano u koloni „jednom, kad djeca porastu“ ili u koloni „jednom, kad život bude manje užurban“. Istresite sve to u svoj Inspire me planer ili Ženski rokovnik, neka oni umjesto vas vode brigu o vašim zadacima!
Stvari koje je važno zapamtiti #2 – popisi su živi organizam!
Ovo je možda i najvažnije: u prvom ste koraku sve zapisali, a sada je na vama da to porazmjestite u odgovarajuće dane, tjedne, mjesece, da dodate kontekst zadacima, da odustanete ako je potrebno, dodajete nove korake, uključite nove osobe.
Ovaj je dio važan, ali i jednostavan. Dovoljno je odgovoriti si iskreno na par pitanja.
- Može li se ovaj zadatak izvesti?
- Koliko je koraka potrebno? (možda netko drugi mora prvo obaviti svoj dio posla, možda je zadatak kompleksan pa je potrebno razlomiti ga u više koraka…)
- Koliko otprilike traje?
- Mogu li zadatak prepustiti nekome drugome? Je li zadatak vezan određenim mjestom i vremenom?
I to je to.
Prvo pitanje – može li se zadatak izvesti jednostavno vas usmjerava prema tome trebate li se vi baviti tim zadatkom. Ako se ne može izvesti, označite zadatak kao „jednom“ ili kao „referencu“. Ili ga jednostavno prekrižite. Ako se ne može izvesti, ali je podatak/informacija koji vam trebaju – označite to kao referencu. A ako se time morate baviti nekad u budućnosti, označite to kao jednom.
Drugo pitanje o broju koraka omogućava vam da se fokusirate na obavljanje zadatka. Ako je potrebno više koraka – napravite novi projekt i poseban popis.
Treće pitanje govori vam o vremenu koje je potrebno utrošiti na zadatak. Ako je to, na primjer, dvije minute, napravite to odmah. Dobar je osjećaj prekrižiti zadatak s popisa, još bolji vidjeti na kraju dana u svojem Ženskom rokovniku ili Inspire me planeru popis niza sitnica (poslova i zadataka do dvije minute!) koje ste riješili tijekom dana.
Kako vam se čini ovaj sustav? Možete ga kombinirati s Inspire me planerom i označavati posebne projekte Inspire me naljepnicama, ali možete ga kombinirati i sa Ženskim rokovnikom. Probajte, vidite kako vam uspijeva!
Voli vas,
vaš Ženski rokovnik