Što upisati u planer na početku svakog mjeseca

 

Postoje neke sitnice koje sam usvojila i redovito ih radim svaki mjesec kada planiram i organiziram svoje vrijeme. Opće pravilo je da se u kalendar upisuju obaveze, termini i sastanci koje zakazujemo, ali ima termina koji se mogu upisati unaprijed jer su ili ponavljajući ili je bolje da ih odmah isplaniramo i odmah upišemo. Razvrstala sam ih u 3 grupe:

 

Opći termini

Ovo su mi redovni termini koji se ponavljaju ili su nešto što radim svaki mjesec. Pod opće termine svrstavam i posjete doktoru – zubar, ginekolog i sl. Trudim se planirati ove redovne preglede i puno lakše mi je ako ih isplaniram mjesecima unaprijed tako da u istom mjesecu nemam dva redovna pregleda. Mogu ih premjestiti u neki drugi termin ako mi baš nešto važno iskrsne, no trudim se ne premještati ih osim ako baš nije nužno zbog nečeg važnog.

U ove termine spada i sve što radim u isto vrijeme svaki mjesec poput vježbanja npr. ili nekog tečaja koji pohađam. Trenutno je to NLP i termine tečaja upišem odmah na početku mjeseca jer su fiksni.

 

Sastanci sa sobom

Ovo su termini i periodi u danu ili tjednu koje rezerviram za zadatke i projekte koje samo ja mogu obaviti. Ne planiram nužno točne poslove koje ću odraditi u tim rezerviranim satima i “blokovima” vremena (to radim u drugom planeru koji koristim samo za posao) ali ih obavezno planiram. Važno mi je da unaprijed planiram ove sate jer sam imala puno dana kad mi vrijeme proleti u neproduktivnim telefonskim razgovorima ili sastancima a samo zato što nisam planirala da radim na svom poslu koji nitko umjesto mene ne može obaviti. Zbog toga mi se događalo da važne stvari radim kasno navečer, ne spavam ili kasnim. Sada to vrijeme obavezno planiram i zakazujem sama sa sobom na isti način kao da se radi o važnom sastanku. I odlično funkcionira.

 

Sastanci s timom

Ovi sastanci su podjednako važni i mogu se planirati. Kako radim s istim timom godinama znamo već u koje vrijeme i kojim danima imamo sastanke. Bez sastanaka s timom nitko od nas ne zna sljedeće napraviti i koji projekt je u kojoj fazi.

 

Zakazivanje i planiranje od tri vrste sastanaka unaprijed uveliko mi je olakšalo organizaciju i povećalo produktivnost. Sve ostale obaveze i termine onda planiram oko ovih termina. Naravno da postoje situacije gdje će se neki od ovih sastanaka odgoditi ili pomjeriti ali kada uđeš u rutinu i ovo ti postanu prioriteti, događat će se sve rjeđe.

Do sljedećeg puta - planiraj i uživaj,

Dunja